Ирина Субботина, копирайтер-маркетолог, в прошлом HR-специалист, а сейчас востребованный фрилансер, подготовила статью, посвященную организации работы с заказчиками на случай форс-мажора. Такая инструкция поможет вам правильно передать дела, организовать доступы, упорядочить свою работу в проекте и быстро ввести в курс дела нового сотрудника.
Зачем и кому фрилансер пишет «политическое завещание»?
Начнем по порядку, с дофрилансерской жизни. Именно тогда появилась идея и первый экземпляр политического завещания.
В период работы на производстве был у меня любопытный файлик на рабочем столе компьютера: в нём я пошагово рассказывала, где какие документы хранятся, бумажные и электронные. Также там была шпаргалка с важными телефонами и подсказками, к кому в каком случае лучше обращаться.
Во время подготовки к отпуску там появлялась дополнительная информация по рабочим коммуникациям и текущим вопросам. Она, безусловно, всегда была продублирована в календарях и общих базах, но, как показал мой опыт, такая распечатка со сводной информацией выручала начальника неоднократно (всё же в одном месте!). Особенно актуально это было в рабочем движении между офисом и производством в соседнем городе. Покажу пример:
Политическое завещание как перестраховка для фрилансера, так и для офисного сотрудника
Появилось оно после печального события в нашей офисной жизни – несчастный случай с коллегой, которая была абсолютно автономной единицей. Она в единственном лице успешно закрывала направление, пока однажды не смогла выйти на работу и дать консультацию по телефону, соответственно. Подобное “завещание”, оставленное заблаговременно, помогло не только не остановить важнейший бизнес-процесс, но и максимально быстро включиться в работу новому сотруднику.
Основная задача этого документа при работе в найме – отряд должен не заметить потери бойца. Т.е рабочий процесс должен идти, даже если вы из него выпадаете.
- Руководитель в отсутствие сотрудника всегда может открыть файл и более-менее быстро сориентироваться в текущем положении дел;
- ответственный работник с чистой совестью уходит в отпуск или решает вопрос с неожиданно заболевшим котиком без страха, что любимый начальник не найдёт важную служебную записку и будет дёргать своими звонками в неподходящий момент;
- увольняться, кстати, с такой шпаргалкой тоже удобно: вам проще и быстрее проверить, всё ли сделано и готово к передаче, ваша “замена” же быстрее адаптируется.
Этот принцип структурирования всех наработок и доступов я перенесла на фриланс. Потому что хоть вы и фрилансер, но от форс-мажоров не застрахован никто. А терять работу, репутацию и деньги не хочется ни при каких обстоятельствах. Поэтому я адаптировала свое офисное “завещание” к фрилансу, и теперь я уверена, что бы ни произошло, мои заказчики максимально осведомлены и защищены от срывов и хаоса в проекте.
Что же я прописала в этом волшебном документе? Сейчас узнаете!
А как же фрилансер? Для кого он составляет подобный документ? И нужно ли это делать?
Сейчас я веду подобный файл в гугл-таблице для мужа. Они (документ и муж) – мои гарантии перед партнёрами на тот случай, если я не смогу выйти на связь. Вы можете ввести в курс дела любого близкого человека, который всегда на связи с вами.
Да, с постоянными заказчиками, как и в офисе, есть общие папки, Trello и онлайн-планировщики. Однако не все тексты я сразу переношу на общий диск. Есть наработки на будущее. Есть статьи, к которым я даю доступ после завершения работы.
Из дополнительных плюсов наличия такого документа:
- легко сделать отчёт под запрос клиента или руководителя проекта;
- планы на месяц по всем проектам в одном месте перед глазами;
- все финансовые поступления также перед глазами;
- архив по всем реализованным задачам в одном месте!
Структура моего “завещания” на фрилансе:
- заказчики, их контакты (все!);
- какие услуги, сроки выполнения;
- сдано/не сдано;
- на каком этапе я сейчас;
- ссылки на гугл-документы, таблицы, прототипы лендингов, отчёты по рассылкам;
- сколько денег получено, на какую карту, когда (и что уже отработала, соответственно).
Самое важное условие подобного документа – доступность информации для того, кто будет на подстраховке у вас.
Вариант для тех, кто не хочет подключать домашних, – дать доступ к таблице-отчёту заказчику. Заполнять её необходимо максимально оперативно. Сделал дело – внёс информацию. Для командной работы пункт про заказчиков можно убрать,т.к. вы в этом проекте работаете, но собрать остальную информацию и вести учет-отчет в этой таблице всё же советую.
Пример моей таблицы тут, обратите внимание, по этой ссылке две таблицы в одном файле!
Работа с таким “завещанием” поможет вам сохранить репутацию и нормальные отношения с заказчиком. Кстати, в блоге есть полезная статья на тему нормальных отношений между фрилансером и заказчиком — Влияет ли на отношения с заказчиками психологическая совместимость? Принципы эффективной работы на фрилансе.
Ирина Субботина, копирайтер-маркетолог, контент-менеджер, художник.
Инстаграм @irinasubbotina_art
Pingback: Качества идеального копирайтера, за которые готовы платить больше