востребованный фрилансер

Как фрилансер может уберечь заказчика от форс-мажора во время сотрудничества

Ирина Субботина, копирайтер-маркетолог, в прошлом HR-специалист, а сейчас востребованный фрилансер, подготовила статью, посвященную организации работы с заказчиками на случай форс-мажора. Такая инструкция поможет вам правильно передать дела, организовать доступы, упорядочить свою работу в проекте и быстро ввести в курс дела нового сотрудника.

Зачем и кому фрилансер пишет «политическое завещание»?

Начнем по порядку, с дофрилансерской жизни. Именно тогда появилась идея и первый экземпляр политического завещания.

В период работы на производстве был у меня любопытный файлик на рабочем столе компьютера: в нём я пошагово рассказывала, где какие документы хранятся, бумажные и электронные. Также там была шпаргалка с важными телефонами и подсказками, к кому в каком случае лучше обращаться.

Во время подготовки к отпуску там появлялась дополнительная информация по рабочим коммуникациям и текущим вопросам. Она, безусловно, всегда была продублирована в календарях и общих базах, но, как показал мой опыт, такая распечатка со сводной информацией выручала начальника неоднократно (всё же в одном месте!). Особенно актуально это было в рабочем движении между офисом и  производством в соседнем городе. Покажу пример:

востребованный фрилансер

Политическое завещание как перестраховка для фрилансера, так и для офисного сотрудника

Появилось оно после печального события в нашей офисной жизни – несчастный случай с коллегой, которая была абсолютно автономной единицей. Она в единственном лице успешно закрывала направление, пока однажды не смогла выйти на работу и дать консультацию по телефону, соответственно. Подобное “завещание”, оставленное заблаговременно, помогло не только не остановить важнейший бизнес-процесс, но и максимально быстро включиться в работу новому сотруднику.

Основная задача этого документа при работе в найме – отряд должен не заметить потери бойца. Т.е рабочий процесс должен идти, даже если вы из него выпадаете.

  • Руководитель в отсутствие сотрудника всегда может открыть файл и более-менее быстро сориентироваться в текущем положении дел;
  • ответственный работник с чистой совестью уходит в отпуск или решает вопрос с неожиданно заболевшим котиком без страха, что любимый начальник не найдёт важную служебную записку и будет дёргать своими звонками в неподходящий момент;
  • увольняться, кстати, с такой шпаргалкой тоже удобно: вам проще и быстрее проверить, всё ли сделано и готово к передаче, ваша “замена” же быстрее адаптируется.

Этот принцип структурирования всех наработок и доступов я перенесла на фриланс. Потому что хоть вы и фрилансер, но от форс-мажоров не застрахован никто. А терять работу, репутацию и деньги не хочется ни при каких обстоятельствах. Поэтому я адаптировала свое офисное “завещание” к фрилансу, и теперь я уверена, что бы ни произошло, мои заказчики максимально осведомлены и защищены от срывов и хаоса в проекте.

Что же я прописала в этом волшебном документе? Сейчас узнаете!

А как же фрилансер? Для кого он составляет подобный документ? И нужно ли это делать?

Сейчас я веду подобный файл в гугл-таблице для мужа. Они (документ и муж) – мои гарантии перед партнёрами на тот случай, если я не смогу выйти на связь. Вы можете ввести в курс дела любого близкого человека, который всегда на связи с вами.

Да, с постоянными заказчиками, как и в офисе, есть общие папки, Trello и онлайн-планировщики. Однако не все тексты я сразу переношу на общий диск. Есть наработки на будущее. Есть статьи, к которым я даю доступ после завершения работы.

Из дополнительных плюсов наличия такого документа:

  • легко сделать отчёт под запрос клиента или руководителя проекта;
  • планы на месяц по всем проектам в одном месте перед глазами;
  • все финансовые поступления также перед глазами;
  • архив по всем реализованным задачам в одном месте!

Структура моего “завещания” на фрилансе:

  • заказчики, их контакты (все!);
  • какие услуги, сроки выполнения;
  • сдано/не сдано;
  • на каком этапе я сейчас; 
  • ссылки на гугл-документы, таблицы, прототипы лендингов, отчёты по рассылкам;
  • сколько денег получено, на какую карту, когда (и что уже отработала, соответственно).

Самое важное условие подобного документа – доступность информации для того, кто будет на подстраховке у вас. 

Вариант для тех, кто не хочет подключать домашних, – дать доступ к таблице-отчёту заказчику. Заполнять её необходимо максимально оперативно. Сделал дело – внёс информацию. Для командной работы пункт про заказчиков можно убрать,т.к. вы в этом проекте работаете, но собрать остальную информацию и вести учет-отчет в этой таблице всё же советую.

Пример моей таблицы тут, обратите внимание, по этой ссылке две таблицы в одном файле!

Работа с таким “завещанием” поможет вам сохранить репутацию и нормальные отношения с заказчиком. Кстати, в блоге есть полезная статья на тему нормальных отношений между фрилансером и заказчиком — Влияет ли на отношения с заказчиками психологическая совместимость? Принципы эффективной работы на фрилансе.

Ирина Субботина, копирайтер-маркетолог, контент-менеджер, художник.

Инстаграм @irinasubbotina_art

Facebook https://www.facebook.com/iasubbotinaart/

One Comment

  1. Pingback: Качества идеального копирайтера, за которые готовы платить больше

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *